Privatlivspolitik for Konsulenthuset Ballisagers employer branding og rekruttering - see UK version below Danish version
Udgivelsesdato: 09-04-2026
Hos Konsulenthuset Ballisager administrerer vi vores rekrutteringsproces gennem vores karriereside (”Karriereside”), og ved hjælp af et relateret rekrutteringssystem.
I denne privatlivspolitik beskrives det, hvordan vi behandler dine personlige oplysninger, hvis:
- Du besøger vores Karriereside (du er en ”Besøgende”)
- Du forbinder dig med os via vores Karriereside for at oprette en profil hos os og modtage information om nuværende eller fremtidige ledige stillinger hos os (du er en ”Forbundet kandidat”)
- Du søger en stilling hos os, via vores Karriereside eller en tredjepartstjeneste (du er en ”Ansøgende kandidat”)
- Vi indsamler oplysninger om dig fra andre parter, sider og tjenester, da vi mener, at din profil er af interesse for vores nuværende eller fremtidige ledige stillinger (du er en ”Hentet kandidat”)
- Vi modtager oplysninger om dig fra vores medarbejdere eller partnere, da de mener, at din profil er af interesse for vores nuværende eller fremtidige ledige stillinger (du er en ”Henvist kandidat”)
- Vi modtager oplysninger om dig fra en Kandidat, der nævner dig som deres reference (du er en ”Reference”).
Denne privatlivspolitik beskriver også, hvilke rettigheder du har, når vi behandler dine personlige oplysninger, og hvordan du kan gøre brug af disse rettigheder.
Når vi bruger udtrykket ”Kandidat” i denne privatlivspolitik, henviser vi til hver af Forbundne kandidater, Ansøgende kandidater, Hentede kandidater og Henviste kandidater, medmindre andet er angivet.
1. Om behandling af personlige oplysninger
Vi er den dataansvarlige, når vi behandler dine personlige oplysninger som beskrevet i denne privatlivspolitik.
2. Hvilke personlige oplysninger behandler vi?
Alle personer
- Enhedsoplysninger – Hvis du besøger vores Karriereside, vil vi indsamle oplysninger om din enhed, såsom IP-adresse, browsertype og version, sessionsadfærd, trafikkilde, skærmopløsning, foretrukket sprog, geografisk lokation, operativsystem og enhedsindstillinger/-brug.
- Tekniske og statistiske data – Hvis du besøger vores Karriereside, vil vi indsamle tekniske og statistiske data om din brug af siden, såsom information om, hvilke webadresser du besøger, og din aktivitet på siden.
- Kommunikationsdata – Vi vil indsamle og gemme din kommunikation med os, herunder de oplysninger, du har givet i kommunikationen. Dette kan omfatte indholdet af e-mails, videooptagelser, beskeder på sociale medier, de oplysninger, du føjer til din konto hos os, spørgeundersøgelser osv.
- Kontaktoplysninger – Såsom dit navn, e-mailadresse, telefonnummer og fysiske adresse.
Kandidater
- Data fra samtaler, vurderinger og andre oplysninger fra rekrutteringsprocessen – Såsom notater fra samtaler med dig, udførte vurderinger og tests, lønkrav.
- Oplysninger i din ansøgning – Såsom dit CV, cover letter, eksempler på dit arbejde, referencer, anbefalinger og uddannelse.
- Oplysninger på din offentlige profil – Henviser til de oplysninger, vi indsamler om dig fra offentligt tilgængelige kilder relateret til din professionelle erfaring, f.eks. LinkedIn eller din nuværende arbejdsgivers website.
- Oplysninger fra referencer – Det er de oplysninger, vi modtager fra vores medarbejdere eller partnere, der henviser dig til os, eller fra de personer, du har angivet som dine referencer.
3. Hvor får vi dine personlige oplysninger fra?
Alle enkeltpersoner
- Fra Karrieresiden. Hvis du besøger vores Karriereside, indsamler vi tekniske og statistiske oplysninger om, hvordan du bruger Karrieresiden, samt oplysninger fra din enhed.
- Direkte fra dig. De fleste oplysninger, vi behandler om dig, modtager vi direkte fra dig, f.eks. når du søger en stilling hos os eller forbinder dig med os. Du kan altid vælge ikke at give os visse oplysninger. Nogle personoplysninger er imidlertid nødvendige for, at vi kan behandle din ansøgning eller give dig de oplysninger, du anmoder os om.
Referencer
- Fra den person, du er reference for. Hvis en Kandidat angiver dig som sin reference, vil vi indsamle dine kontaktoplysninger fra kandidaten for at kunne kontakte dig.
Kandidater
- Fra offentligt tilgængelige kilder. Vi kan indsamle personlige oplysninger om dig fra offentligt tilgængelige kilder, såsom LinkedIn eller din nuværende arbejdsgivers website.
- Fra vores referencer. Vi kan modtage oplysninger om dig fra vores medarbejdere eller partnere (såsom udbydere af rekrutteringstjenester), når de mener, at din profil er af interesse for vores nuværende eller fremtidige ledige stillinger.
- Fra dine referencer. Hvis du giver os referencer, kan vi indsamle oplysninger om dig fra dem.
- Data, vi opretter selv eller i samarbejde med dig. Oplysninger om din ansøgning og profil oprettes normalt af os – eller af os i samarbejde med dig – i rekrutteringsprocessen. Dette kan f. eks. omfatte notater fra samtaler med dig, udførte vurderinger og tests.
4. Hvorfor behandler vi dine personlige oplysninger?
Nedenfor beskrives hver form for behandling der udføres, herefter hvilke persongrupper der er omfattet af behandlingen samt hvilke kategorier af oplysninger der behandles.
Beskyttelse af og brug af vores rettigheder samt vores og andres retlige interesser, f.eks. i forbindelse med retskrav.
Berørte enkeltpersoner: De enkeltpersoner, der er berørt af det retslige spørgsmål – dette kan omfatte personer i alle de kategorier af enkeltpersoner, der er anført ovenfor.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personlige oplysninger, der er anført ovenfor, kan blive anvendt til dette formål.
Deling af dine personlige oplysninger med andre modtagere med de formål, der er beskrevet i afsnit 5 nedenfor.
Berørte enkeltpersoner: Kan variere alt efter formålet med delingen, se afsnit 5 nedenfor.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personlige oplysninger, der er anført ovenfor, kan anvendes til dette formål.
Indsamle information om din brug af Karrieresiden, brug af cookies og andre sporingsteknologier, som beskrevet i vores Cookiepolitik.
Berørte enkeltpersoner: Besøgende.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Enhedsoplysninger.
Vedligeholde, udvikle, teste og på anden måde opretholde sikkerheden på Karrieresiden.
Berørte enkeltpersoner: Besøgende.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Enhedsoplysninger, tekniske og statistiske data.
Analysere, hvordan Karrieresiden og dens indhold anvendes og klarer sig, indhente statistik og forbedre driftseffektiviteten.
Berørte enkeltpersoner: Besøgende.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Enhedsoplysninger, tekniske og statistiske data.
Give dig opdateringer om vores ledige stillinger.
Berørte enkeltpersoner: Forbundne kandidater.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Kontaktoplysninger, kommunikationsdata.
Gennemgang af profiler og ansøgninger, der sendes til os. Dette omfatter også kommunikation med dig om din ansøgning og din profil.
Berørte enkeltpersoner: Forbundne kandidater, Ansøgerkandidater.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personlige oplysninger, der er anført ovenfor, kan anvendes til dette formål.
Indsamle og evaluere din arbejdsprofil på dit eget initiativ. Dette omfatter også kommunikation med dig angående din profil.
Berørte enkeltpersoner: Hentede kandidater, Henviste kandidater.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personlige oplysninger, der er anført ovenfor, kan anvendes til dette formål.
Kontakte dig direkte om vores specifikke, fremtidige ledige stillinger.
Berørte enkeltpersoner: Kandidater.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personlige oplysninger, der er anført ovenfor, kan anvendes til dette formål.
Optage samtaler med dig og bearbejde dem med AI-værktøjer.
Berørte enkeltpersoner: Kandidater.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Kommunikationsdata.
Beskrivelse af AI-anvendelsen: AI anvendes til at skrive referater af den samtale der er blevet afholdt. AI træffer ikke selv beslutninger, det er altid et menneske der træffer en beslutning der kan have betydning for ansøgeren.
Kontakte dig for at bede dig om at deltage i spørgeundersøgelser
Berørte enkeltpersoner: Kandidater.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personlige oplysninger, der er anført ovenfor, kan anvendes til dette formål.
Kontakte dig for at bede dig om at levere oplysninger om en Kandidat og evaluere de oplysninger, du leverer.
Berørte enkeltpersoner: Referencer.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Kontaktoplysninger, kommunikationsdata.
Opsummering af CV med AI
Berørte enkeltpersoner: Kandidater.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: CV
Beskrivelse af AI-anvendelsen: Der anvendes et AI-værktøj til at summere dit CV sammen. CV'er læses altid manuelt af en konsulent og der foretages altid en selvstændig vurdering af et menneske.
5. Hvem deler vi dine personlige oplysninger med?
Vores tjenesteudbydere. Vi deler dine personlige oplysninger med vores leverandører, der leverer tjenester og funktionalitet i vores employer branding- og rekrutteringsproces. Dette omfatter f.eks. tjenesteudbydere inden for rekruttering og leverandøren af vores Karriereside samt relaterede rekrutteringssystem. Se en liste over tjenesteudbydere her.
Virksomheder, der leverer cookies på Karrieresiden. Hvis du vælger at give samtykke til det, sættes der cookies af andre virksomheder end os, som anvender de data, der indsamles af disse cookies, i overensstemmelse med deres egne privatlivspolitikker. Du kan få information om, hvilke cookies dette gælder for, i vores Cookiepolitik.
Til myndigheder og andre offentlige organer – når vi bliver pålagt det. Vi deler dine personlige oplysninger med myndigheder og andre offentlige organer, når vi er retsligt forpligtede til det.
Til parter, der er involveret i retssager. Hvis det er nødvendigt for at beskytte eller forsvare vores rettigheder, deler vi dine personlige oplysninger med offentlige myndigheder eller andre parter, der er involveret i en potentiel eller eksisterende retssag. Dette kan f.eks. ske i forbindelse med påstande om diskrimination.
Fusioner og opkøb osv. I forbindelse med en potentiel fusion, salg af virksomhedsaktiver, finansiering eller en andens virksomheds opkøb af hele eller dele af vores virksomhed, kan vi dele dine personlige oplysninger med andre parter involveret i processen.
6. Hvad er det juridiske grundlag for at behandle dine personlige oplysninger?
Når vi behandler dine personlige oplysninger med de formål, der er beskrevet i denne Privatlivspolitik, er det juridiske grundlag normalt, at behandlingen er nødvendig for vores legitime interesse i at kunne rekruttere talenter med kompetencer, der er relevante for os og vores kunder. Vi har konkluderet, at vi har en legitim interesse i at kunne foretage behandling af personlige oplysninger med dette formål, at behandlingen er nødvendig for at kunne opfylde dette formål, og at vores interesse opvejer din rettighed til ikke få dine oplysninger behandlet til dette formål.
Du kan kontakte os for at få mere information om, hvordan denne vurdering er foretaget. Find vores kontaktoplysninger i afsnit 9 og 10 nedenfor.
Der kan være specifikke omstændigheder, hvor behandlingen kun foretages, hvis og når du giver dit samtykke til behandlingen. Dette kan f.eks. være tilfældet, hvis vi foreslår at optage en samtale med dig. I afsnit 9 nedenfor kan du finde mere information om din ret til at tilbagetrække dit samtykke.
Ydermere opbevarer vi dine data i vores kandidatdatabase baseret på dit samtykke. Dit samtykke er gyldigt i 6 mdr. hvorefter du vil blive bedt om at forny det, for at undgå automatisk sletning. Du kan altid trække dit samtykke tilbage.
7. Hvornår overfører vi dine personlige oplysninger uden for EU/EØS, og hvordan beskytter vi dem i så fald?
Vi bestræber os altid på at behandle dine personlige oplysninger inden for EU/EØS-området.
Nogle af vores tjenesteudbydere behandler dig dine personlige oplysninger uden for EU/EØS. Vi anvender også leverandører, hvis moderselskab eller hvis underleverandørs moderselskab er baseret uden for EU/EØS. I disse tilfælde har vi overvejet risikoen for, at de personlige oplysninger kan blive overført til lande uden for EU/EØS, f.eks. på grund af en anmodning fra myndighederne.
I tilfælde, hvor en anden modtager af dine personlige oplysninger (som beskrevet i afsnit 5 ovenfor) er baseret uden for EU/EØS, betyder det også, at dine personlige oplysninger overføres uden for EU/EØS.
Når vi eller en af vores leverandører overfører dine personlige oplysninger uden for EU/EØS, vil vi sikre, at der anvendes sikkerhedsforanstaltninger, til at facilitere overførslen. Vi anvender følgende sikkerhedsforanstaltninger:
Hvis du vil have mere at vide om, i hvilke tilfælde dine personlige oplysninger overføres uden for EU/EØS, kan du kontakte os ved hjælp af kontaktoplysningerne i afsnit 9 og 10 nedenfor.
8. Hvor længe beholder vi personlige oplysninger?
Alle enkeltpersoner
Hvis vi behandler dine personlige oplysninger for at kunne beskytte og håndhæve vores rettigheder, beholder vi dine personlige oplysninger, indtil det relevante juridiske spørgsmål er fuldt og endeligt løst.
Besøgende
Vi beholder dine personlige oplysninger i et (1) år af sikkerhedsmæssige årsager. Opbevaringsperioden for cookies er angivet i vores cookiepolitik. Vi gemmer dine personlige oplysninger for at analysere Karrieresidens effektivitet, lige så længe som vi beholder dine personlige oplysninger til andre formål.
Kandidater
Hvis du (udelukkende) er en Forbundet kandidat, beholder vi dine personlige oplysninger, så længe dit samtykke er gyldigt. Dit samtykke vil være gyldigt i 6 mdr. hvorefter du vil blive bedt om at forny dit samtykke i yderligere 6 mdr.
Ved andre typer Kandidater beholder vi dine personlige oplysninger for at fastslå, om du er en passende kandidat til vores relevante ledige stillinger.
Hvis du ikke kommer igennem den indledende rekrutteringsproces, beholder vi dine personlige oplysninger, så længe som det er nødvendigt for at overveje og potentielt kontakte dig angående relevante fremtidige ledige stillinger.
Hvis du bliver ansat, gemmer vi dine personlige oplysninger under din ansættelse med andre formål end dem, der er angivet ovenfor, og som du vil blive informeret om.
Referencer
Vi beholder personoplysninger om referencer, lige så længe som vi beholder de personoplysninger om den Kandidat, som du er reference for.
9. Hvilke rettigheder har du, og hvordan kan du gøre brug af dem?
I dette afsnit kan du finde information om de rettigheder, du har, når vi behandler dine personlige oplysninger. Som beskrevet nedenfor er nogle af rettighederne kun relevante, når vi behandler dine personlige oplysninger på et specifikt juridisk grundlag.
Hvis du vil gøre brug af nogen af de rettigheder, der er angivet her, kan du:
- Besøge siden vedrørende data og privatliv på vores Karriereside, hvor vi tilbyder funktioner til at gøre brug af dine rettigheder,
- Logge ind på din konto hos os, hvor du ved hjælp af indstillingerne på kontoen kan gøre brug af dine rettigheder, eller
- Kontakte os direkte på dpo@ballisager.com.
Retten til information
Du har ret til at blive informeret om, hvordan vi behandler dine personlige oplysninger. Du har også ret til at blive informeret, hvis vi planlægger at behandle dine personlige oplysninger med andre formål end det, de oprindeligt blev indsamlet til.
Vi giver dig sådan information i denne privatlivspolitik, via opdateringer på vores Karriereside (se også afsnit 11 nedenfor) og ved at besvare dine spørgsmål.
Ret til indsigt i dine personlige oplysninger.
Du har ret til at vide, om vi behandler personlige oplysninger om dig, og til at modtage en kopi af de data, vi behandler om dig. I forbindelse med at modtage kopien af dine data modtager du også information om, hvordan vi behandler dine personlige oplysninger.
Hvis du er Connected med os, kan du anmode om indsigt i data via din profil.
Retten til indsigt og til at anmode om en overførsel af dine personlige oplysninger til en anden modtager (“dataportabilitet”).
Du kan anmode om en kopi af de personlige oplysninger, der er relateret til dig, og som vi behandler for at opfylde en kontrakt med dig, eller baseret på dit samtykke, i et struktureret, almindeligt anvendt, maskinaflæseligt format. Det giver dig mulighed for at bruge disse data andre steder, f.eks. kan du overføre det til en anden modtager. Hvis det er teknisk muligt, har du også ret til at anmode om, at vi overfører dine data direkte til en anden modtager.
Retten til at få slettet dine personlige oplysninger (“retten til at blive glemt”).
I nogle tilfælde har du ret til at få os til at slette personlige oplysninger om dig. Dette er f.eks. tilfældet, hvis det ikke længere er nødvendigt for os at behandle dataene til det formål, som vi har indsamlet dem til, hvis du trækker dit samtykke tilbage, hvis du har gjort indsigelse mod behandlingen og der ikke findes nogen legitime, tilsidesættende begrundelser for behandlingen. (Om den særskilte ret til at gøre indsigelse, se nedenfor.)
Hvis du er Connected med os, kan du anmode om sletning af data via din profil.
Retten til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personlige oplysninger.
Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personlige oplysninger, som er baseret på vores legitime interesse, ved at henvise til dine personlige omstændigheder.
Ret til begrænset behandling.
Hvis du mener, at de personlige oplysninger, vi behandler om dig, er unøjagtige, at vores behandling er ulovlig, eller at vi ikke har brug for oplysningerne til et bestemt formål, har du ret til at anmode om, at vi begrænser behandlingen af sådanne personlige oplysninger. Hvis du gør indsigelse mod vores behandling som beskrevet lige ovenfor, kan du også anmode om, at vi begrænser behandlingen af disse personlige oplysninger, mens du foretager en vurdering af din anmodning.
Når vores behandling af dine personlige oplysninger er begrænset, vil vi (med undtagelse af opbevaring) kun behandle dataene med dit samtykke eller til etablering, udførelse eller forsvar af retskrav, for at beskytte rettighederne hos en anden naturlig eller juridisk person, eller af årsager relateret til en vigtig offentlig interesse.
Ret til berigtigelse.
Du har ret til at anmode om, at vi berigtiger unøjagtige oplysninger, og at vi angiver oplysninger om dig, som du betragter som ufuldstændige.
Retten til at trække dit samtykke tilbage.
Når vi behandler dine personlige oplysninger baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dette samtykke tilbage. I så fald ophører vi med at behandle dine data med de formål, du har tilbagetrukket dit samtykke til. Det påvirker dog ikke lovligheden af den behandling, der var baseret på dit samtykke, før det blev trukket tilbage.
Retten til at klage.
Hvis du har en klage over vores behandling af dine personlige oplysninger, kan du indgive en klage til databeskyttelsesmyndigheden i Denmark. Du kan finde deres kontaktoplysninger her.
Du kan også indsende en klage hos det nationale datatilsyn, som kan ses på listen her, hvis du er bosat i EU. Hvis du er bosat i Storbritannien, kan du indgive en klage hos Information Commissioner’s Office her.
10. Hvor kan du henvende dig, hvis du har kommentarer eller spørgsmål?
Hvis du gerne vil i kontakt med os for at gøre brug af dine rettigheder, eller hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bekymringer om, hvordan vi håndterer dine personlige oplysninger, kan du kontakte os ved at sende en e-mail til dpo@ballisager.com.
11. Opdateringer af denne privatlivspolitik
Vi opdaterer denne privatlivspolitik, når det er nødvendigt, f.eks. hvis vi begynder at behandle dine personlige oplysninger på en ny måde, hvis vi ønsker at gøre oplysningerne endnu tydeligere for dig, eller hvis det er nødvendigt for at overholde gældende databeskyttelseslove.
Vi opfordrer dig til regelmæssigt at besøge denne side for at tjekke eventuelle ændringer. Øverst på denne side står der altid, hvornår denne privatlivspolitik sidst blev opdateret.
Privacy Policy for Konsulenthuset ballisager A/S
Publication date: 09-04-2026
At Konsulenthuset Ballisager, we manage our recruitment process through our career site (“Career Site”) and a related recruitment system.
This privacy policy describes how we process your personal data if:
- You visit our Career Site (you are a “Visitor”)
- You connect with us via our Career Site to create a profile with us and receive information about current or future job openings with us (you are a “Connected Candidate”)
- You apply for a position with us via our Career Site or a third-party service (you are an “Applicant Candidate”)
- We collect information about you from other parties, sites, and services because we believe your profile is of interest for our current or future job openings (you are a “Sourced Candidate”)
- We receive information about you from our employees or partners because they believe your profile is of interest for our current or future job openings (you are a “Referred Candidate”)
- We receive information about you from a Candidate who lists you as their reference (you are a “Reference”).
This privacy policy also describes what rights you have when we process your personal data and how you can exercise those rights.
When we use the term “Candidate” in this privacy policy, we refer to Connected Candidates, Applicant Candidates, Sourced Candidates, and Referred Candidates, unless otherwise stated.
1. Processing of personal data
We are the data controller when we process your personal data as described in this privacy policy.
2. What personal data do we process?
All individuals
Device information – If you visit our Career Site, we will collect information about your device, such as IP address, browser type and version, session behavior, traffic source, screen resolution, preferred language, geographic location, operating system, and device settings/usage.
Technical and statistical data – If you visit our Career Site, we will collect technical and statistical data about your use of the site, such as information about which URLs you visit and your activity on the site.
Communication data – We will collect and store your communication with us, including the information you provide in that communication. This may include the content of emails, video recordings, messages on social media, information you add to your account with us, surveys, etc.
Contact details – Such as your name, email address, phone number, and physical address.
Candidates
Data from interviews, assessments, and other information from the recruitment process – Such as notes from interviews with you, completed assessments and tests, and salary expectations.
Information in your application – Such as your CV, cover letter, work samples, references, recommendations, and education.
Information on your public profile – Refers to information we collect about you from publicly available sources related to your professional experience, e.g. LinkedIn or your current employer’s website.
Information from references – Information we receive from our employees or partners who refer you to us, or from the individuals you have listed as your references.
3. Where do we obtain your personal data from?
All individuals
From the Career Site – If you visit our Career Site, we collect technical and statistical information about how you use the Career Site, as well as information from your device.
Directly from you – Most of the information we process about you is received directly from you, e.g. when you apply for a position with us or connect with us. You may always choose not to provide us with certain information. However, some personal data is necessary in order for us to process your application or provide you with the information you request.
References
From the person you are a reference for – If a Candidate lists you as their reference, we will collect your contact details from the Candidate in order to contact you.
Candidates
From publicly available sources – We may collect personal data about you from publicly available sources, such as LinkedIn or your current employer’s website.
From our referrals – We may receive information about you from our employees or partners (such as recruitment service providers) when they believe your profile is of interest for our current or future job openings.
From your references – If you provide us with references, we may collect information about you from them.
Data we create ourselves or together with you – Information about your application and profile is normally created by us – or by us together with you – during the recruitment process. This may include, for example, interview notes, completed assessments, and tests.
4. Why do we process your personal data?
Below, each type of processing is described, followed by the categories of individuals affected and the categories of personal data processed.
Protection and use of our rights and our and others’ legal interests, e.g. in connection with legal claims.
Affected individuals: Individuals involved in the legal matter – this may include individuals from all categories listed above.
Categories of personal data: All categories of personal data listed above may be used for this purpose.
Sharing your personal data with other recipients for the purposes described in section 5 below.
Affected individuals: May vary depending on the purpose of the sharing; see section 5.
Categories of personal data: All categories of personal data listed above may be used for this purpose.
Collecting information about your use of the Career Site, use of cookies, and other tracking technologies, as described in our Cookie Policy.
Affected individuals: Visitors.
Categories of personal data: Device information.
Maintaining, developing, testing, and otherwise ensuring the security of the Career Site.
Affected individuals: Visitors.
Categories of personal data: Device information, technical and statistical data.
Analyzing how the Career Site and its content are used and perform, collecting statistics, and improving operational efficiency.
Affected individuals: Visitors.
Categories of personal data: Device information, technical and statistical data.
Providing you with updates about our job openings.
Affected individuals: Connected Candidates.
Categories of personal data: Contact details, communication data.
Reviewing profiles and applications submitted to us, including communication with you regarding your application and profile.
Affected individuals: Connected Candidates, Applicant Candidates.
Categories of personal data: All categories of personal data listed above.
Collecting and evaluating your work profile on our own initiative, including communication with you regarding your profile.
Affected individuals: Sourced Candidates, Referred Candidates.
Categories of personal data: All categories of personal data listed above.
Contacting you directly regarding specific future job openings.
Affected individuals: Candidates.
Categories of personal data: All categories of personal data listed above.
Recording conversations with you and processing them using AI tools.
Affected individuals: Candidates.
Categories of personal data: Communication data.
Description of AI use: AI is used to generate summaries of the conversation held. AI does not make decisions independently; decisions affecting the applicant are always made by a human.
Contacting you to ask you to participate in surveys.
Affected individuals: Candidates.
Categories of personal data: All categories of personal data listed above.
Contacting you to request information about a Candidate and evaluating the information you provide.
Affected individuals: References.
Categories of personal data: Contact details, communication data.
Summarization of CVs using AI.
Affected individuals: Candidates.
Categories of personal data: CV.
Description of AI use: An AI tool is used to summarize your CV. CVs are always reviewed manually by a consultant, and a human always makes an independent assessment.
5. Who do we share your personal data with?
Our service providers – We share your personal data with suppliers who provide services and functionality in our employer branding and recruitment process. This includes, for example, recruitment service providers and the provider of our Career Site and related recruitment systems. See a list of service providers here.
Companies providing cookies on the Career Site – If you choose to give consent, cookies are set by companies other than us, which use the data collected by these cookies in accordance with their own privacy policies. Information about which cookies apply can be found in our Cookie Policy.
Authorities and public bodies – When we are legally obliged to do so.
Parties involved in legal proceedings – If necessary to protect or defend our rights, we may share your personal data with public authorities or other parties involved in a potential or existing legal case, e.g. in connection with claims of discrimination.
Mergers and acquisitions, etc. – In connection with a potential merger, sale of company assets, financing, or acquisition of all or part of our business, we may share your personal data with other parties involved in the process.
6. What is the legal basis for processing your personal data?
When we process your personal data for the purposes described in this Privacy Policy, the legal basis is generally that the processing is necessary for our legitimate interest in recruiting talents with skills relevant to us and our clients. We have concluded that we have a legitimate interest in processing personal data for this purpose, that the processing is necessary to achieve this purpose, and that our interest outweighs your right not to have your data processed for this purpose.
You may contact us for more information on how this assessment has been carried out. Our contact details can be found in sections 9 and 10 below.
There may be specific circumstances where processing is only carried out if and when you give your consent, for example if we propose to record a conversation with you. Section 9 below contains more information about your right to withdraw your consent.
Furthermore, we store your data in our candidate database based on your consent. Your consent is valid for 6 months, after which you will be asked to renew it to avoid automatic deletion. You may withdraw your consent at any time.
7. When do we transfer your personal data outside the EU/EEA, and how do we protect it?
We always strive to process your personal data within the EU/EEA.
Some of our service providers process your personal data outside the EU/EEA. We also use suppliers whose parent company or whose subcontractor’s parent company is based outside the EU/EEA. In these cases, we have considered the risk that personal data may be transferred to countries outside the EU/EEA, for example due to requests from authorities.
Where another recipient of your personal data (as described in section 5) is based outside the EU/EEA, your personal data will also be transferred outside the EU/EEA.
When we or one of our suppliers transfer your personal data outside the EU/EEA, we ensure appropriate safeguards are in place, including:
- A decision by the European Commission that the country outside the EU/EEA ensures an adequate level of protection corresponding to GDPR, in particular the EU–US Data Privacy Framework.
- The use of the European Commission’s Standard Contractual Clauses with the recipient outside the EU/EEA, ensuring GDPR-level protection and safeguarding your rights.
You may contact us using the contact details in sections 9 and 10 below if you wish to know more about transfers outside the EU/EEA.
8. How long do we retain personal data?
All individuals
If we process your personal data to protect and enforce our rights, we retain the data until the relevant legal matter has been fully and finally resolved.
Visitors
We retain your personal data for one (1) year for security purposes. Cookie retention periods are specified in our Cookie Policy. We store personal data to analyze the effectiveness of the Career Site for as long as we retain data for other purposes.
Candidates
If you are solely a Connected Candidate, we retain your personal data as long as your consent is valid. Consent is valid for 6 months and may be renewed for an additional 6 months.
For other types of Candidates, we retain personal data to determine whether you are a suitable candidate for relevant job openings.
If you do not proceed beyond the initial recruitment process, we retain your data for as long as necessary to consider and potentially contact you regarding relevant future job openings.
If you are hired, your personal data will be retained during your employment for purposes other than those stated above, which you will be informed about.
References
We retain personal data about references for as long as we retain the personal data of the Candidate for whom you are a reference.
9. What rights do you have, and how can you exercise them?
This section explains the rights you have when we process your personal data. Some rights apply only when processing is based on specific legal grounds.
To exercise your rights, you may:
- Visit the data and privacy page on our Career Site, where we provide functionality to exercise your rights
- Log into your account and use the account settings
- Contact us directly at dpo@ballisager.com
Right to information
You have the right to be informed about how we process your personal data, including if we plan to process it for purposes other than those originally stated.
Right of access
You have the right to know whether we process personal data about you and to receive a copy of such data, including information about how it is processed.
If you are Connected with us, you can request access to data via your profile.
Right to data portability
You may request a copy of personal data processed based on contract or consent in a structured, commonly used, machine-readable format and transfer it to another recipient.
Right to erasure (“right to be forgotten”)
In certain cases, you may request deletion of your personal data.
If you are Connected with us, you can request deletion of data via your profile.
Right to object
You may object to processing based on our legitimate interests, based on your personal circumstances.
Right to restriction of processing
You may request restriction if data is inaccurate, processing is unlawful, or data is no longer needed, including while an objection is being assessed.
Right to rectification
You may request correction of inaccurate or incomplete personal data.
Right to withdraw consent
You may withdraw your consent at any time. Withdrawal does not affect prior lawful processing.
Right to lodge a complaint
You may lodge a complaint with the Danish Data Protection Authority or another relevant supervisory authority.
10. Contact
For questions, comments, or to exercise your rights, contact us at dpo@ballisager.com.
11. Updates to this privacy policy
We update this privacy policy as necessary. The date of the latest update is always shown at the top of the page.
