Privatlivspolitik for Konsulenthuset Ballisagers employer branding og rekruttering - see UK version below Danish version
Udgivelsesdato: 17-11-2025
Hos Konsulenthuset Ballisager administrerer vi vores rekrutteringsproces gennem vores karriereside (”Karriereside”), og ved hjælp af et relateret rekrutteringssystem.
I denne privatlivspolitik beskrives det, hvordan vi behandler dine personlige oplysninger, hvis:
- Du besøger vores Karriereside (du er en ”Besøgende”)
- Du forbinder dig med os via vores Karriereside for at oprette en profil hos os og modtage information om nuværende eller fremtidige ledige stillinger hos os (du er en ”Forbundet kandidat”)
- Du søger en stilling hos os, via vores Karriereside eller en tredjepartstjeneste (du er en ”Ansøgende kandidat”)
- Vi indsamler oplysninger om dig fra andre parter, sider og tjenester, da vi mener, at din profil er af interesse for vores nuværende eller fremtidige ledige stillinger (du er en ”Hentet kandidat”)
- Vi modtager oplysninger om dig fra vores medarbejdere eller partnere, da de mener, at din profil er af interesse for vores nuværende eller fremtidige ledige stillinger (du er en ”Henvist kandidat”)
- Vi modtager oplysninger om dig fra en Kandidat, der nævner dig som deres reference (du er en ”Reference”).
Denne privatlivspolitik beskriver også, hvilke rettigheder du har, når vi behandler dine personlige oplysninger, og hvordan du kan gøre brug af disse rettigheder.
Når vi bruger udtrykket ”Kandidat” i denne privatlivspolitik, henviser vi til hver af Forbundne kandidater, Ansøgende kandidater, Hentede kandidater og Henviste kandidater, medmindre andet er angivet.
1. Om behandling af personlige oplysninger
Vi er den dataansvarlige, når vi behandler dine personlige oplysninger som beskrevet i denne privatlivspolitik.
2. Hvilke personlige oplysninger behandler vi?
Alle personer
- Enhedsoplysninger – Hvis du besøger vores Karriereside, vil vi indsamle oplysninger om din enhed, såsom IP-adresse, browsertype og version, sessionsadfærd, trafikkilde, skærmopløsning, foretrukket sprog, geografisk lokation, operativsystem og enhedsindstillinger/-brug.
- Tekniske og statistiske data – Hvis du besøger vores Karriereside, vil vi indsamle tekniske og statistiske data om din brug af siden, såsom information om, hvilke webadresser du besøger, og din aktivitet på siden.
- Kommunikationsdata – Vi vil indsamle og gemme din kommunikation med os, herunder de oplysninger, du har givet i kommunikationen. Dette kan omfatte indholdet af e-mails, videooptagelser, beskeder på sociale medier, de oplysninger, du føjer til din konto hos os, spørgeundersøgelser osv.
- Kontaktoplysninger – Såsom dit navn, e-mailadresse, telefonnummer og fysiske adresse.
Kandidater
- Data fra samtaler, vurderinger og andre oplysninger fra rekrutteringsprocessen – Såsom notater fra samtaler med dig, udførte vurderinger og tests, lønkrav.
- Oplysninger i din ansøgning – Såsom dit CV, cover letter, eksempler på dit arbejde, referencer, anbefalinger og uddannelse.
- Oplysninger på din offentlige profil – Henviser til de oplysninger, vi indsamler om dig fra offentligt tilgængelige kilder relateret til din professionelle erfaring, f.eks. LinkedIn eller din nuværende arbejdsgivers website.
- Oplysninger fra referencer – Det er de oplysninger, vi modtager fra vores medarbejdere eller partnere, der henviser dig til os, eller fra de personer, du har angivet som dine referencer.
3. Hvor får vi dine personlige oplysninger fra?
Alle enkeltpersoner
- Fra Karrieresiden. Hvis du besøger vores Karriereside, indsamler vi tekniske og statistiske oplysninger om, hvordan du bruger Karrieresiden, samt oplysninger fra din enhed.
- Direkte fra dig. De fleste oplysninger, vi behandler om dig, modtager vi direkte fra dig, f.eks. når du søger en stilling hos os eller forbinder dig med os. Du kan altid vælge ikke at give os visse oplysninger. Nogle personoplysninger er imidlertid nødvendige for, at vi kan behandle din ansøgning eller give dig de oplysninger, du anmoder os om.
Referencer
- Fra den person, du er reference for. Hvis en Kandidat angiver dig som sin reference, vil vi indsamle dine kontaktoplysninger fra kandidaten for at kunne kontakte dig.
Kandidater
- Fra offentligt tilgængelige kilder. Vi kan indsamle personlige oplysninger om dig fra offentligt tilgængelige kilder, såsom LinkedIn eller din nuværende arbejdsgivers website.
- Fra vores referencer. Vi kan modtage oplysninger om dig fra vores medarbejdere eller partnere (såsom udbydere af rekrutteringstjenester), når de mener, at din profil er af interesse for vores nuværende eller fremtidige ledige stillinger.
- Fra dine referencer. Hvis du giver os referencer, kan vi indsamle oplysninger om dig fra dem.
- Data, vi opretter selv eller i samarbejde med dig. Oplysninger om din ansøgning og profil oprettes normalt af os – eller af os i samarbejde med dig – i rekrutteringsprocessen. Dette kan f. eks. omfatte notater fra samtaler med dig, udførte vurderinger og tests.
4. Hvorfor behandler vi dine personlige oplysninger?
Nedenfor beskrives hver form for behandling der udføres, herefter hvilke persongrupper der er omfattet af behandlingen samt hvilke kategorier af oplysninger der behandles.
Vi beskytter og gør brug af vores rettigheder samt vores og andres interesser, f.eks. i forbindelse med retskrav.
Berørte enkeltpersoner: De enkeltpersoner, der er berørt af det retslige spørgsmål – dette kan omfatte personer i alle de kategorier af enkeltpersoner, der er anført ovenfor.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personlige oplysninger, der er anført ovenfor, kan blive anvendt til dette formål.
Del dine personlige oplysninger med andre modtagere med de formål, der er beskrevet i afsnit 5 nedenfor.
Berørte enkeltpersoner: Kan variere alt efter formålet med delingen, se afsnit 5 nedenfor.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personlige oplysninger, der er anført ovenfor, kan anvendes til dette formål.
Indsamle information om din brug af Karrieresiden, brug af cookies og andre sporingsteknologier, som beskrevet i vores Cookiepolitik.
Berørte enkeltpersoner: Besøgende.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Enhedsoplysninger.
Vedligeholde, udvikle, teste og på anden måde opretholde sikkerheden på Karrieresiden.
Berørte enkeltpersoner: Besøgende.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Enhedsoplysninger, tekniske og statistiske data.
Analysere, hvordan Karrieresiden og dens indhold anvendes og klarer sig, indhente statistik og forbedre driftseffektiviteten.
Berørte enkeltpersoner: Besøgende.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Enhedsoplysninger, tekniske og statistiske data.
Give dig opdateringer om vores ledige stillinger.
Berørte enkeltpersoner: Forbundne kandidater.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Kontaktoplysninger, kommunikationsdata.
Gennemgang af profiler og ansøgninger, der sendes til os. Dette omfatter også kommunikation med dig om din ansøgning og din profil.
Berørte enkeltpersoner: Forbundne kandidater, Ansøgerkandidater.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personlige oplysninger, der er anført ovenfor, kan anvendes til dette formål.
Indsamle og evaluere din arbejdsprofil på dit eget initiativ. Dette omfatter også kommunikation med dig angående din profil.
Berørte enkeltpersoner: Hentede kandidater, Henviste kandidater.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personlige oplysninger, der er anført ovenfor, kan anvendes til dette formål.
Kontakte dig direkte om vores specifikke, fremtidige ledige stillinger.
Berørte enkeltpersoner: Kandidater.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personlige oplysninger, der er anført ovenfor, kan anvendes til dette formål.
Optage samtaler med dig.
Berørte enkeltpersoner: Kandidater.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Kommunikationsdata.
Kontakte dig for at bede dig om at deltage i spørgeundersøgelser
Berørte enkeltpersoner: Kandidater.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personlige oplysninger, der er anført ovenfor, kan anvendes til dette formål.
Kontakte dig for at bede dig om at levere oplysninger om en Kandidat og evaluere de oplysninger, du leverer.
Berørte enkeltpersoner: Referencer.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Kontaktoplysninger, kommunikationsdata.
5. Hvem deler vi dine personlige oplysninger med?
Vores tjenesteudbydere. Vi deler dine personlige oplysninger med vores leverandører, der leverer tjenester og funktionalitet i vores employer branding- og rekrutteringsproces. Dette omfatter f.eks. tjenesteudbydere inden for rekruttering og leverandøren af vores Karriereside samt relaterede rekrutteringssystem. Se en liste over tjenesteudbydere her.
Virksomheder, der leverer cookies på Karrieresiden. Hvis du vælger at give samtykke til det, sættes der cookies af andre virksomheder end os, som anvender de data, der indsamles af disse cookies, i overensstemmelse med deres egne privatlivspolitikker. Du kan få information om, hvilke cookies dette gælder for, i vores Cookiepolitik.
Til myndigheder og andre offentlige organer – når vi bliver pålagt det. Vi deler dine personlige oplysninger med myndigheder og andre offentlige organer, når vi er retsligt forpligtede til det.
Til parter, der er involveret i retssager. Hvis det er nødvendigt for at beskytte eller forsvare vores rettigheder, deler vi dine personlige oplysninger med offentlige myndigheder eller andre parter, der er involveret i en potentiel eller eksisterende retssag. Dette kan f.eks. ske i forbindelse med påstande om diskrimination.
Fusioner og opkøb osv. I forbindelse med en potentiel fusion, salg af virksomhedsaktiver, finansiering eller en andens virksomheds opkøb af hele eller dele af vores virksomhed, kan vi dele dine personlige oplysninger med andre parter involveret i processen.
6. Hvad er det juridiske grundlag for at behandle dine personlige oplysninger?
Når vi behandler dine personlige oplysninger med de formål, der er beskrevet i denne Privatlivspolitik, er det juridiske grundlag normalt, at behandlingen er nødvendig for vores legitime interesse i at kunne rekruttere talenter med kompetencer, der er relevante for os. Vi har konkluderet, at vi har en legitim interesse i at kunne foretage behandling af personlige oplysninger med dette formål, at behandlingen er nødvendig for at kunne opfylde dette formål, og at vores interesse opvejer din rettighed til ikke få dine oplysninger behandlet til dette formål.
Du kan kontakte os for at få mere information om, hvordan denne vurdering er foretaget. Find vores kontaktoplysninger i afsnit 9 og 10 nedenfor.
Der kan være specifikke omstændigheder, hvor behandlingen kun foretages, hvis og når du giver dit samtykke til behandlingen. Dette kan f.eks. være tilfældet, hvis vi foreslår at optage en samtale med dig. I afsnit 9 nedenfor kan du finde mere information om din ret til at tilbagetrække dit samtykke.
7. Hvornår overfører vi dine personlige oplysninger uden for EU/EØS, og hvordan beskytter vi dem i så fald?
Vi bestræber os altid på at behandle dine personlige oplysninger inden for EU/EØS-området.
Nogle af vores tjenesteudbydere behandler dig dine personlige oplysninger uden for EU/EØS. Vi anvender også leverandører, hvis moderselskab eller hvis underleverandørs moderselskab er baseret uden for EU/EØS. I disse tilfælde har vi overvejet risikoen for, at de personlige oplysninger kan blive overført til lande uden for EU/EØS, f.eks. på grund af en anmodning fra myndighederne.
I tilfælde, hvor en anden modtager af dine personlige oplysninger (som beskrevet i afsnit 5 ovenfor) er baseret uden for EU/EØS, betyder det også, at dine personlige oplysninger overføres uden for EU/EØS.
Når vi eller en af vores leverandører overfører dine personlige oplysninger uden for EU/EØS, vil vi sikre, at der anvendes sikkerhedsforanstaltninger, der er anerkendt af GDPR, til at facilitere overførslen. Vi anvender følgende sikkerhedsforanstaltninger:
Hvis du vil have mere at vide om, i hvilke tilfælde dine personlige oplysninger overføres uden for EU/EØS, kan du kontakte os ved hjælp af kontaktoplysningerne i afsnit 9 og 10 nedenfor.
8. Hvor længe beholder vi personlige oplysninger?
Alle enkeltpersoner
Hvis vi behandler dine personlige oplysninger for at kunne beskytte og håndhæve vores rettigheder, beholder vi dine personlige oplysninger, indtil det relevante juridiske spørgsmål er fuldt og endeligt løst.
Besøgende
Vi beholder dine personlige oplysninger i et (1) år af sikkerhedsmæssige årsager. Opbevaringsperioden for cookies er angivet i vores cookiepolitik. Vi gemmer dine personlige oplysninger for at analysere Karrieresidens effektivitet, lige så længe som vi beholder dine personlige oplysninger til andre formål.
Kandidater
Hvis du (udelukkende) er en Forbundet kandidat, beholder vi dine personlige oplysninger, så længe du er forbundet med os.
Ved andre typer Kandidater beholder vi dine personlige oplysninger for at fastslå, om du er en passende kandidat til vores relevante ledige stillinger.
Hvis du ikke kommer igennem den indledende rekrutteringsproces, beholder vi dine personlige oplysninger, så længe som det er nødvendigt for at overveje og potentielt kontakte dig angående relevante fremtidige ledige stillinger.
Hvis du bliver ansat, gemmer vi dine personlige oplysninger under din ansættelse med andre formål end dem, der er angivet ovenfor, og som du vil blive informeret om.
Referencer
Vi beholder personlige oplysninger, lige så længe som vi beholder de personlige oplysninger om den Kandidat, som du er reference for.
9. Hvilke rettigheder har du, og hvordan kan du gøre brug af dem?
I dette afsnit kan du finde information om de rettigheder, du har, når vi behandler dine personlige oplysninger. Som beskrevet nedenfor er nogle af rettighederne kun relevante, når vi behandler dine personlige oplysninger på et specifikt juridisk grundlag.
Hvis du vil gøre brug af nogen af de rettigheder, der er angivet her, kan du:
- Besøge siden vedrørende data og privatliv på vores Karriereside, hvor vi tilbyder funktioner til at gøre brug af dine rettigheder,
- Logge ind på din konto hos os, hvor du ved hjælp af indstillingerne på kontoen kan gøre brug af dine rettigheder, eller
- Kontakte os direkte på dpo@ballisager.com.
Retten til information
Du har ret til at blive informeret om, hvordan vi behandler dine personlige oplysninger. Du har også ret til at blive informeret, hvis vi planlægger at behandle dine personlige oplysninger med andre formål end det, de oprindeligt blev indsamlet til.
Vi giver dig sådan information i denne privatlivspolitik, via opdateringer på vores Karriereside (se også afsnit 11 nedenfor) og ved at besvare dine spørgsmål.
Ret til indsigt i dine personlige oplysninger.
Du har ret til at vide, om vi behandler personlige oplysninger om dig, og til at modtage en kopi af de data, vi behandler om dig. I forbindelse med at modtage kopien af dine data modtager du også information om, hvordan vi behandler dine personlige oplysninger.
Retten til indsigt og til at anmode om en overførsel af dine personlige oplysninger til en anden modtager (“dataportabilitet”).
Du kan anmode om en kopi af de personlige oplysninger, der er relateret til dig, og som vi behandler for at opfylde en kontrakt med dig, eller baseret på dit samtykke, i et struktureret, almindeligt anvendt, maskinaflæseligt format. Det giver dig mulighed for at bruge disse data andre steder, f.eks. kan du overføre det til en anden modtager. Hvis det er teknisk muligt, har du også ret til at anmode om, at vi overfører dine data direkte til en anden modtager.
Retten til at få slettet dine personlige oplysninger (“retten til at blive glemt”).
I nogle tilfælde har du ret til at få os til at slette personlige oplysninger om dig. Dette er f.eks. tilfældet, hvis det ikke længere er nødvendigt for os at behandle dataene til det formål, som vi har indsamlet dem til, hvis du trækker dit samtykke tilbage, hvis du har gjort indsigelse mod behandlingen og der ikke findes nogen legitime, tilsidesættende begrundelser for behandlingen. (Om den særskilte ret til at gøre indsigelse, se nedenfor.)
Retten til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personlige oplysninger.
Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personlige oplysninger, som er baseret på vores legitime interesse, ved at henvise til dine personlige omstændigheder.
Ret til begrænset behandling.
Hvis du mener, at de personlige oplysninger, vi behandler om dig, er unøjagtige, at vores behandling er ulovlig, eller at vi ikke har brug for oplysningerne til et bestemt formål, har du ret til at anmode om, at vi begrænser behandlingen af sådanne personlige oplysninger. Hvis du gør indsigelse mod vores behandling som beskrevet lige ovenfor, kan du også anmode om, at vi begrænser behandlingen af disse personlige oplysninger, mens du foretager en vurdering af din anmodning.
Når vores behandling af dine personlige oplysninger er begrænset, vil vi (med undtagelse af opbevaring) kun behandle dataene med dit samtykke eller til etablering, udførelse eller forsvar af retskrav, for at beskytte rettighederne hos en anden naturlig eller juridisk person, eller af årsager relateret til en vigtig offentlig interesse.
Ret til berigtigelse.
Du har ret til at anmode om, at vi berigtiger unøjagtige oplysninger, og at vi angiver oplysninger om dig, som du betragter som ufuldstændige.
Retten til at trække dit samtykke tilbage.
Når vi behandler dine personlige oplysninger baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dette samtykke tilbage. I så fald ophører vi med at behandle dine data med de formål, du har tilbagetrukket dit samtykke til. Det påvirker dog ikke lovligheden af den behandling, der var baseret på dit samtykke, før det blev trukket tilbage.
Retten til at klage.
Hvis du har en klage over vores behandling af dine personlige oplysninger, kan du indgive en klage til databeskyttelsesmyndigheden i Denmark. Du kan finde deres kontaktoplysninger her.
Du kan også indsende en klage hos det nationale datatilsyn, som kan ses på listen her, hvis du er bosat i EU. Hvis du er bosat i Storbritannien, kan du indgive en klage hos Information Commissioner’s Office her.
10. Hvor kan du henvende dig, hvis du har kommentarer eller spørgsmål?
Hvis du gerne vil i kontakt med os for at gøre brug af dine rettigheder, eller hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bekymringer om, hvordan vi håndterer dine personlige oplysninger, kan du kontakte os ved at sende en e-mail til dpo@ballisager.com.
11. Opdateringer af denne privatlivspolitik
Vi opdaterer denne privatlivspolitik, når det er nødvendigt, f.eks. hvis vi begynder at behandle dine personlige oplysninger på en ny måde, hvis vi ønsker at gøre oplysningerne endnu tydeligere for dig, eller hvis det er nødvendigt for at overholde gældende databeskyttelseslove.
Vi opfordrer dig til regelmæssigt at besøge denne side for at tjekke eventuelle ændringer. Øverst på denne side står der altid, hvornår denne privatlivspolitik sidst blev opdateret.
Privacy Policy for Konsulenthuset ballisager A/S
Content:
Career Counseling
Outplacement
Recruitment
General Information for All Processing
Introduction
In order to provide satisfactory career counseling, recruitment, or outplacement services, we need to process personal data about you. Our privacy policy describes what data we collect, why we collect it, and how we use it. Konsulenthuset Ballisager A/S acts both as a data controller (for outplacement and recruitment processes) and as a data processor (for career counseling processes). The privacy policy provides an overview of how we process your information within the three areas: career counseling, outplacement, and recruitment. For each area, we describe the legal basis for processing, the purpose, and the security measures in place. We also explain your rights and the general principles we follow when handling your data across all areas.
If you use our website, including our free analyses and other materials, or contact us via the website's forms or chat function, we refer you to our cookie and privacy policy, where you can learn more about the data we collect and how we ensure its processing.
If you have any questions or would like further information, please feel free to contact our data protection officer at dpo@ballisager.com.
Data Controller
Konsulenthuset Ballisager A/S, Søren Frichs Vej 40A, 8230 Aabyhøj (CVR number 31299004).
Career Counseling
Konsulenthuset Ballisager A/S acts as a data processor in career counseling processes and works under the instruction of a data controller. The data controller may be your municipality, your educational institution, or a third party that has enrolled you in a career counseling process.
Career counseling sessions can vary greatly depending on the task at hand. Career counseling can be provided through your job center or educational institution. These sessions may include one-on-one meetings, workshops, or online programs on our platform, Jobspot, or Candeno. It can also be a combination of several of these options.
Purpose and Legal Basis
The purpose of processing your personal data is to assess your job readiness, carry out case management, and assist you in finding a job and supporting you in your future job search by providing you with the right tools. If you are enrolled through the job center, the processing is based on the Act on Active Employment Measures, pursuant to the General Data Protection Regulation (GDPR) Article 6(1)(c) and Article 9(2)(b). If you are enrolled through other entities, such as your educational institution, the processing is based on your consent, pursuant to GDPR Article 6(1)(a) and Article 9(2)(a).
In many cases, participation in an offer provided by the job center is mandatory, and therefore, it is necessary to process your personal data in order to carry out the career counseling process with you.
We also process data to be able to invoice our clients and fulfill contractual obligations. This processing is based on the legitimate interest rule. According to the Danish Bookkeeping Act, we must store invoice details for at least 5 years, and the information on the invoice will therefore be retained in accordance with GDPR Article 6(1)(c).
After your counseling process, we may ask you to share your experience with us on Trustpilot. We do not share your information with Trustpilot. If you choose to leave a review, Trustpilot collects your information and is therefore responsible for processing it.
Up to 6 months after your process, we may contact you to inquire about your job situation for the purpose of providing outcome reports to the client. Your response is voluntary.
The Personal Data Involved
We receive your personal data either from you directly or from the entity that enrolled you in the process.
The personal data processed during career counseling includes:
- General personal data, including but not limited to:
- Contact details (email and/or phone number)
- Additional information provided upon enrollment
- Sensitive personal data, including:
- Confidential personal data, including:
- CPR number (for invoicing purposes and tasks assigned by authorities)
We also record additional information about you during conversations with your consultant.
Health information and CPR numbers are not always included in career counseling sessions, and are only shared if necessary to complete the task at hand.
Security
Sensitive and confidential data is sent via secure email or through municipal IT systems where we have restricted access to enrolled candidates. Data is uploaded to our internal database hosted by It’s IT (see list of suppliers below). Only individuals with a work-related need have access to your personal data.
Storage and Deletion
Personal data is deleted or anonymized when it is no longer necessary for the purpose, unless otherwise required by law. Since we often act on behalf of a public authority, access to deletion is highly restricted.
Data is deleted or anonymized by us 6 months after invoicing so that we have the ability to invoice the client and demonstrate that we have fulfilled our obligations, and so that you can prove you participated in the process.
If you have given consent for the processing, it can be withdrawn by contacting the data controller that obtained the consent. The information on the invoice is deleted after 5 years in accordance with the Bookkeeping Act, so this information will not be deleted if you withdraw your consent.
Disclosure
We may share your information with companies to help you find employment. Disclosure will generally only occur with your positive knowledge and consent.
Read more about disclosure in the relevant section.
Outplacement
Konsulenthuset Ballisager A/S is the data controller for the data we process about you in an outplacement process. We receive your contact details from your employer, after which we arrange a meeting with you. If you inquire about an outplacement process via a form or chat on our website, your inquiry and your details will be entered into our CRM system, Hubspot. You can read more about our use of HubSpot here: https://ballisager.com/cookie-privatliv-politik/
Purpose and Legal Basis
The purpose of the processing is to help you find a job. We process your personal data to assess your situation and competencies in order to bring you closer to employment.
Before you start your outplacement process, you give your consent to the processing of your personal data, and the legal basis for the processing is found in GDPR Article 6(1)(a). We may also ask you to complete a profile test. When you give your consent, you accept that we may carry out this test.
We also process your personal data to be able to invoice the client. This processing is based on the legitimate interest rule. Your personal data may appear on the invoice. As we are required to store the invoice data for 5 years under the Bookkeeping Act, this further storage is not based on consent but on GDPR Article 6(1)(c).
After your process, we may ask you to submit a review of your experience with us on Trustpilot. We do not share your information with Trustpilot. Trustpilot collects your details themselves and is an independent data controller in this regard if you choose to leave a review on their website.
We may contact you up to 6 months after your process to inquire about your job situation in order to provide outcome reports to the client.
The Personal Data Involved
We receive your contact details from your employer and collect additional relevant information for the meetings.
The information collected during the outplacement process includes:
- General personal data, including but not limited to:
- Email address and phone number
- Additional information about education and experience
- Education and job position
- Work experience and other information in the CV
- Meeting summaries with agreements on activities
- Information about companies contacted during the process
- Agreements on jobs, wage subsidies, or company internships
Security
As soon as you become a candidate in an outplacement process, your data is uploaded to our internal database hosted by It’s IT (see the list of suppliers below). Only employees with a work-related need have access to your personal data.
Storage and Deletion
Personal data is deleted when it is no longer necessary for the purpose. Data is deleted 6 months after invoicing so we can invoice the client and prove that we have fulfilled our contractual obligations. You always have the right to withdraw your consent, after which your personal data will be deleted, except for data necessary for invoicing.
The information on the invoices is deleted after 5 years in accordance with the Bookkeeping Act, so this information will not be deleted if you withdraw your consent.
Disclosure
We may share your information with companies to help you find employment. Disclosure will generally only occur with your positive knowledge and consent.
We will inform your previous employer when you get a new job, but the name of your new employer will only be disclosed with your consent.
Read more about disclosure in the relevant section.
Recruitment Process
In connection with recruitment processes, we may either contact you through LinkedIn, or you may apply for a position through our website, either with us or one of our clients. As part of the recruitment process, we may gather additional publicly available information about you from the internet, including social media (primarily LinkedIn).
Purpose and Legal Basis
The purpose of processing your personal data is to assess whether you are the right candidate for the advertised position or future positions. The processing and collection of your general personal data prior to a recruitment process are necessary for us to pursue legitimate interests in evaluating an applicant for a vacant position. The collection of your information is therefore based on GDPR Article 6(1)(f).
At the start of the recruitment process, you will be asked to create a profile in the CV database Recruitio, or you may do so when applying for a position with us or our clients. Upon creation, you will be asked for consent, and the storage in Recruitio is based on GDPR Article 6(1)(a).
You may also be asked to complete personality and cognitive tests in the E-stimate systems. The legal basis for this processing is consent under GDPR Article 6(1)(a).
The Personal Data Involved
The information that may be collected online or from the client prior to the recruitment process:
- General personal data, including but not limited to:
- Email address and phone number
- Information about education and experience
The information collected during the recruitment process includes:
- General personal data, including but not limited to:
- Email address and phone number
- Information about education and experience
- Results from personality tests
Security
Data is collected in our recruitment system, Recruitio, and access to the data is restricted to employees at Konsulenthuset Ballisager A/S with a work-related need, as well as hiring managers at the client if the position is applied for with one of our clients.
The client’s processing of data is regulated in the main agreement between Konsulenthuset Ballisager A/S and the company. The client is the data controller for the processing of your data, so you must contact the company where you are applying for a job if you wish to exercise your rights regarding this. Konsulenthuset Ballisager A/S will, of course, assist you as much as we can.
Storage and Deletion
Personal data is deleted when it is no longer necessary to fulfill the purpose. Data in Recruitio is deleted after 180 days unless you give consent for it to be stored for a longer period. The 180 days correspond to the client's guarantee period; therefore, data is stored to respond to client inquiries or to consider other candidates if the guarantee expires.
You always have the right to withdraw your consent, after which your personal data will be deleted. However, personal data will not be deleted if we have legitimate grounds to store it for a longer period.
Disclosure
We send a link to the hiring company with your personal data, including CV, application, and test results, if we assess that you are a relevant match for the position with a client. The client may have access to your personal data in our candidate database during the recruitment process.
Read more about disclosure in the relevant section.
General for All Processing
Your Rights Under the Data Protection Regulation
In connection with our processing of your personal data, you have several rights. It is not always the case that you can exercise all rights. When you contact us, we ensure to accommodate your request as best as possible in accordance with the law and our data processing agreements. Your rights under the regulation are as follows:
- The right to receive information about how we process your personal data (information obligation).
- The right to access your personal data.
- The right to have incorrect personal data corrected.
- The right to have your personal data erased.
- The right to withdraw your consent (if you have given consent in connection with the processing).
- The right to object to the use of your personal data for direct marketing purposes.
- The right to object to automated individual decisions, including profiling.
- The right to transfer your personal data (data portability).
All of the above rights are handled by contacting our data protection officer (DPO). You can contact us by email at: dpo@ballisager.com.
If you do not agree with how Konsulenthuset Ballisager A/S processes your personal data, you can send your objection to dpo@ballisager.com.
We may refuse or charge a fee for requests that are excessively repetitive, require disproportionate technical intervention (e.g., developing a new system or significantly changing existing practices), affect the protection of their personal data, or are extremely impractical (e.g., requests for information found in backups).
Unless it requires disproportionate effort to correct the information, we will do so at no cost to you. We strive to maintain our systems in a way that protects against inaccurate or harmful destruction. This includes backing up our system. When we delete your personal data from our systems, it is deleted from the user interface but not from the backup.
You always have the right to lodge a complaint with the Data Protection Authority at Borgergade 28,5, 1300 Copenhagen K. https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/.
Disclosure of Information
We do not disclose personal data to companies, organizations, or individuals outside of Konsulenthuset Ballisager A/S, except in these three cases:
- With Your Consent or Knowledge
We may disclose personal data to companies, organizations, and individuals outside of Konsulenthuset Ballisager A/S if we have your consent or another legal basis to process your personal data. We will disclose your data if we believe the disclosure is in line with the regulation and necessary to fulfill the purpose. For example, in recruitment processes, we may disclose your information to the hiring company. Your information will generally not be disclosed without your knowledge.
- To Sub-processors
We store personal data with trusted partners, where a data processing agreement has been established with clear instructions. These partners process data based on our instructions and in compliance with our data protection policy and other confidentiality and security measures. A complete list of sub-processors can be found below.
- For Legal Reasons
We may disclose personal data to companies, organizations, and individuals outside of Konsulenthuset Ballisager A/S if we believe in good faith that access, use, retention, or disclosure of information is necessary to:
- Comply with applicable laws, regulations, legal proceedings, or valid requests from public authorities.
- Enforce applicable service terms, including investigating potential violations.
- Detect, prevent, or address fraud, security, or technical issues.
- Protect the rights, property, or safety of Konsulenthuset Ballisager A/S, our shareholders, or the public, as required or permitted by law.
Recipients of Your Information
The agreement and confidentiality relationship between Konsulenthuset Ballisager A/S and the suppliers we use in processing personal data are always governed by a data processing agreement.
Below, you can see a complete list of data processors that Konsulenthuset Ballisager A/S works with.
Recipients in Third Countries
Konsulenthuset Ballisager A/S uses sub-processors located in the third country, the USA. The basis for transferring data is the Commission's Privacy Framework, to which all our US-based sub-processors are signed up. You can see a list of registered companies here: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search.
We enter into Standard Contractual Clauses (SCC) with our sub-processors in third countries if there is no other transfer basis.
Compliance and Cooperation with Supervisory Authorities
We regularly review our compliance with our own data protection policy. We monitor new legislation in the data security area and adjust our practices and policies according to changes. When we receive formal written objections, we contact the sender to follow up. We cooperate with relevant authorities, such as the Data Protection Authority, to resolve objections, for example, regarding the transfer of personal data, which we cannot resolve directly with the individual.
Security
We work hard to protect Konsulenthuset Ballisager A/S and our candidates from unauthorized access, alteration, and disclosure of personal data that we store.
Our IT provider has implemented secure technical measures, and we continually update our compliance with these measures.
Internally, we have implemented several measures, including regular awareness training for employees, requiring employees to sign confidentiality agreements, and more.
Data Processors
Below is a list of data processors that Konsulenthuset Ballisager A/S works with in connection with the aforementioned processes.
- It’s IT
It’s IT hosts our IT, including files, exchange, and candidate databases. We own our candidate database. Location for processing: Visionsvej 51, 9000 Aalborg. This applies to the entire company.
- SurveyXact
Used to evaluate our processes. Email can be linked to the candidate's responses. Location for processing: Olof Palmes Alle 20, 8200 Aarhus N. This applies to the business area of career counseling and outplacement.
- Uniconta A/S
Used for information on invoices, name, and CPR number. In cases where the customer requires personal data on the invoice, these will appear and be stored for 5 years in accordance with accounting legislation. Location for processing: Klausdalsbrovej 601, 2750 Ballerup. The general business area is career counseling and outplacement.
- E-stimate
As part of a recruitment process, you may be asked to complete a personal profile test offered by E-stimate. Location for processing: Boulevarden 13, 8300 Odder. The general business area is outplacement and recruitment.
- Recruitio
When you apply for a position through our website (including the CV database), your data is created in this HR system. Location for processing: Paul Bergsøes Vej 16, 2600 Glostrup. The general business area is recruitment.
- Ubivox Technologies ApS
Ubivox is an email automation system. We use Ubivox for our online job search process. Here, email and name are stored. Location for processing: Østre Stationsvej 43, 3rd floor, 5000 Odense C. The general business area is Jobspot, including both career counseling and outplacement.
- Mailgun
Used as the email sender. We use Mailgun in connection with the Jobspot process. Location for processing: 112 E Pecan St, #1135, San Antonio, Texas, 78205. The general business area is Jobspot.
- GAIS
GAIS is used for employee satisfaction surveys. Location for processing: Klokhøjen 4, 8200 Aarhus N. The general business area is Jobtrack processes under outplacement.
- Candeno
Candeno is used in our online career counseling processes and is an online job search platform. Location for processing: Klosterport 4e, 2h, 8000 Aarhus. Candeno is used in career counseling processes.
- Microsoft Ireland
Microsoft is our general platform. We use the Outlook system for email and SharePoint for document sharing. Location for processing: South County Business Park, One Microsoft Place, Carmanhall and Leopardstown, Dublin, D18 P521, Ireland. The parent company of Microsoft is located in the USA. Microsoft is used generally across the company.
- Crisp
Crisp is a chat function used in our Jobspot solution. Location for processing: 2 Boulevard de Launay, 44100 Nantes, France. Crisp is only used in the Jobspot process.
- Addosign
Addosign is used to obtain consent forms in outplacement processes. Location for processing: Gærtorvet 1, 5, 1799 Copenhagen V. The data processor is used in outplacement processes.
- Warnich IT
Warnich IT hosts our FileMaker system where we store candidate information. Location for processing: J.P. Larsensvej 26, 8220 Brabrand. The general business area is career counseling and outplacement. Warnich IT is bound by a confidentiality agreement and not a data processing agreement.
Changes
Our privacy policy changes from time to time. We do not limit your rights. Any restrictions to this privacy policy will be indicated on this page, and if there are significant changes, we will draw attention to them in a more noticeable way. (For certain services, we may notify you of changes via email.)
